什么时候用 PDF，什么时候保留 Word

写和改内容时，Word 更方便；发给别人确认、打印或归档时，PDF 通常更稳。真正要判断的是：对方还需不需要继续编辑，以及这份文件能不能接受版式变化。

可以这样判断：需要继续改，就保留 Word；需要固定版式、发送确认或归档，就导出 PDF。重要文件最好同时保留源文件和 PDF。

先看对方会不会继续编辑

Word 文档会随着设备、字体和软件版本重新排版。同一份文件，在不同电脑上打开，分页、字体和图片位置可能会变化。

PDF 更像固定好的页面。每个字、每张图的位置已经确定，别人打开后看到的效果通常更接近你导出时的样子。这是合同、标书、论文、报价单常用 PDF 的原因。

再看是否怕被误改

Word 文件适合编辑，也就更容易被误改。别人打开后改几个字、调几行表格，再发回来，你可能需要额外对比。

PDF 不是绝对不能改，但它更适合发定稿。对方通常只阅读、打印、签署或批注，直接误改正文的概率更低。

文件体积不能简单比较

同样的内容，PDF 和 Word 谁更小并不固定。纯文字文件可能都很小；图片很多、扫描页很多时，PDF 也可能变得很大。

如果 PDF 打开很慢，先看是不是图片页太多、文件过大或页面太长，不能只看文件扩展名。需要外发时，可以先压缩或按章节拆分。

打开便利性不一样

Word 文件需要安装 Microsoft Office 或兼容软件（如 WPS、LibreOffice）才能正常打开。不同版本之间还可能存在兼容性问题——高版本保存的 .docx，低版本打开可能丢失格式。

PDF 的兼容性很强。Windows、macOS、Linux、iOS、Android 等系统通常都有 PDF 阅读器，浏览器也能直接打开 PDF。打开方便是 PDF 成为通用标准的关键原因。

协作编辑还是 Word 更合适

这方面 Word 明显占优。多人协作编辑、实时同步、批注回复、版本对比——Word 的协作功能非常成熟。Google Docs、腾讯文档等在线工具也都以 Word 模式为基础。

PDF 的协作能力相对有限。虽然可以添加批注和高亮，但多人同时编辑一份 PDF 仍然很困难。PDF 的设计初衷就不是为了协作，而是为了分发和审阅。分工明确：用 Word 写，用 PDF 发。

什么时候用 Word，什么时候用 PDF

转换时要保留源文件

工作中经常需要在两种格式之间切换。需要明确的是：Word 转 PDF 通常比较稳定；PDF 转回 Word 通常需要重新检查排版。

Word 转 PDF 时，文字、图片、表格和常见样式通常能较好保留，因为 Word 保留了编辑结构，可以更稳定地导出最终版面。

但 PDF 转 Word 时，由于 PDF 只有位置信息而没有结构信息（不知道哪段文字是标题、哪些是正文段落），转换后的 Word 文件可能出现段落、表格或分栏错位，需要手动调整。复杂 PDF 甚至无法准确还原多栏布局。